IT企業が実現させたテレワーク制度
課題に工夫と粘り強さで挑む

働きやすい会社をテレワーク制度で実現させたい！

井上さん　働き方改革が進む社会の動きに合わせて、IT企業として次世代に向けてどのようなソリューションを取り扱っていくべきかを考えていました。そして、そのような動きに合わせてまずは社内でも働き方改革に向けたプロジェクトを立ち上げようと、営業や企画、技術、総務など全部署から1名ずつ計12名のメンバーで動き出しました。

最初はソリューションの開発がきっかけではありましたが、働き方改革を通じて会社全体として働きやすい環境をつくること、従業員のライフ・ワーク・バランスを向上させることを目的として取組を進めてきました。

井上さん　多くのIT企業では長時間労働が課題となっていましたが、当社も従業員の労働時間がかなり長い印象がありました。

そこで、プロジェクトメンバーで課題を深掘りしたところ、テレワークを有効活用できていないのではないかという話に焦点が当たりました。

もともとテレワークできる環境は整っていたのですが、実際に活用できていたのは全従業員の10分の1ほどでした。そのため、誰でもテレワークを使えるようにして、長時間労働とテレワーク利用の偏りを解決しようと、テレワークの制度化を進めることになりました。

井上さん　従業員がテレワークを利用する上での障壁はいくつかありました。そのひとつは、テレワークを申請する際に上司へ都度相談する必要があったことです。

また、テレワークでできる業務が従業員や部署によって差があったことで、利用状況に偏りが生じていました。例えば、稟議書など紙の書類による決裁が多い営業部は、会社にある書類に押印が必要で、出社する機会が増えてしまいます。

井上さん　まず、上司への相談を不要にし、利用時の心理的ハードルを下げました。また、申請方法も簡素化しました。具体的には、テレワークを実施する前日までにグループウェアの個人スケジュールに明記し、オンライン上のワークフローでテレワーク申請をするだけで利用ができるようにしました。
上司への相談が不要であるかわりに、相談や来客など、対面でのコミュニケーションが必要な場合は、事前に上司が部下に連絡して、出社してもらうようにお願いするなど工夫をしています。

同時に、テレワークを阻害する要因を明確にするため、月に1回、全従業員を対象にアンケートを取り、社内環境の整備も進めました。無駄な会議の削減や業務の棚卸を行い、従業員や部署間での業務の偏りを極力減らすよう努めました。また、クラウド決裁システムやウェブ会議ツールを導入したことで、よりテレワークの利用率が上がりました。

竹内さん　テレワーク制度の利用率が上がるにつれ、業務量のバランスが課題となってきました。テレワークをしている従業員が本来やるべき社内の仕事を、出社をしている従業員が代わりに負担するという事例が出てきたのです。

井上さん　この課題の解決策として、テレワーク制度のガイドラインを策定しました。細かいルール作りはもちろんですが、テレワークは権利ではなく、あくまで業務を円滑に進めるために導入したものです。テレワークが目的ではないということを従業員に理解してもらうことが大事でした。

ガイドラインができたことで、みんながテレワーク制度の意図を理解した上で利用してくれるようになりました。また、掲示板にガイドラインを掲載し、従業員が常に確認できる状態にしました。そして、さらにガイドラインの周知と理解を促すために、半年に1回の全社ミーティングでも改めて説明する場を設けています。

井上さん　管理職もテレワーク制度の大枠には賛成で、制度化についてはスムーズに進みました。その一方で、部署によってどうしても譲れないことが異なり、管理職と私たちの意見が細部で食い違うということがありました。そういった意見の調整に時間がかかりました。

現場の担当者が望んでいても、管理職が首を縦に振ってくれない限りは何も始まりません。当社では、月に１回、プロジェクトの役員報告会があって、役員が気乗りしない話や耳が痛い話だとやんわり断られたりします。それでも2、3か月後にもう1回、伝え方を変えて提案すると、また少し違った反応が返ってきたりします。その繰り返しで、粘り強く進めてきました。