福祉業界の「未来の働き方」—ICT化で実現したペーパーレス化と承認時間の削減

働き続けられる職場を目指してICT化に挑戦

福祉業界では、人材の確保が課題となっています。有資格者の優秀な職員がライフステージの変化で辞めていってしまうことも多く、働き続けることができる職場を提供したいと考えていました。

もうひとつ、業務面の課題に目を向けてみると、稟議書や決裁関連の多くの業務が紙で行われていたため、事業所にいなければ仕事が進まない状況でした。承認を得るために、所属長が事業所に帰ってくるのを待つといった時間が生じてしまい、効率性を見直す余地があると考えていました。

コロナ禍で事業所での対面サポートができなかったとき、電話やオンラインで何か支援ができないかと模索したことがきっかけです。その中で、オンラインで何かしようにもネットワーク環境が整っていないことが課題として見えてきました。

その課題を解決するため、そして働き続けられる職場、働きやすい職場の実現を目指して、ICT化に踏み切りました。

職員にスマホを貸し出し、資料や情報をクラウドで共有

事業所のご利用者へのサービスは、対面が基本となっています。そうすると、子供が熱を出したら仕事を休まないといけない、自宅での介護が必要になったらフルタイムで働けない、といった状況が生まれます。

その解決策のひとつとして、事務作業を効率化しようとICT化を進めました。具体的には、職員にスマートフォンやモバイルパソコンを貸与しました。そのうえで、複数のITツールを導入して、資料の共有や書類の決裁、チャットでの連絡など、クラウド上で業務ができる環境を整えました。

現在、決裁・データ共有などはグループウェア「アルファオフィス」、会計システムは「TKC」、チャットは「LINE WORKS」と、機能によって異なるITツールを使い分けています。

ICT化により、事務作業など自宅でできる業務をオンラインで行ったり、情報を職員間で簡単に共有できるようになったりしたことで、残業時間の削減につながりました。

業界的にこれまでITツールに触れてこなかった職員も多く、ツールの取り扱いへの学びを深めるなどやリテラシーを高める必要がありました。

そのため、職員に一斉にITツールを導入するのではなく、まずは管理職から取組をスタートし、管理職がツールの操作に慣れてから職員に導入していきました。全員に導入した後も、紙の書類を使用してもいい移行期間を設けて、徐々に慣れていけるよう工夫しました。

結果として、ツールの選定から導入を経て、すべての職員が操作に慣れて使いこなせるようになるまで、２年間で終えることができました。

ネットワーク環境の整備により、業務効率が上がりました。
現在、支援記録などは業務支援システム「ほのぼの」「りぼん」、決裁・データ共有などはグループウェア「アルファオフィス」、会計システムは「TKC」、チャットは「LINE WORKS」と、機能によって異なるITツールを使い分けています。

さらに、書類や情報のデータ化により紙での取り扱いが減ったことで、環境への配慮の観点からも、印刷経費の削減につながりました。スマートフォンの契約料などICT化にかかわる出費はありますが、効率的で働きやすい職場を作るために必要で、未来への投資だと捉えています。